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Como crear una tabla dinamica en Excel

4 diciembre, 2018 - Actualizado diciembre 4, 2018 a las 12:54

Se puede comenzar hablando un poco sobre lo que es una tabla dinámica en Excel, esta misma, es un tipo de tabla que le permite a los usuarios poder decidir los campos que se reflejan como filas, columnas e incluso como los valores de la tabla, y donde se podrían llegar a realizar modificaciones determinadas.

Así mismo, estas tablas son conocidas como “Tablas de Pivote”, debido a que posee el nombre en el idioma del inglés de “Pivot Tables”, las cuales ayudan a los usuarios a realizar un análisis muy profundo de cada dato del usuario y a su vez se podrá ordenar, filtrar y agrupar la información de la tabla según la necesidad

No obstante, estas útiles tablas de Excel también ayudan a los usuarios a realizar una comparación entre grandes cantidades de datos y de poder intercambiar de forma fácil las columnas por filas ubicadas dentro la propia tabla, y de crear filtros que se tornen en reportes.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

Tabla dinamica en Excel 1
Con una tabla dinámica lograras que el trabajo que hayas realizado en Excel se modifique de una manera casi perfecta.

Una tabla dinámica en Excel ha recibido su nombre gracias a toda su capacidad de modificar de forma dinámica toda información que se encuentre agrupada con tan sólo rotar tanto filas como columnas correspondientes de la misma tabla.

Sin embargo, a pesar de lo antes mencionado que concierne al gran uso con el que cuentan estas tablas, es posible que todavía existan usuarios que no sepan usarlas, ya que pueden pensar que resultan ser muy complejas cuando en realidad una vez conocido todo su funcionamiento se va a tornar más sencillo.

Por lo tanto, a continuación se van a demostrar una serie de pasos a seguir para que los usuarios puedan realizar sus propias tablas dinámicas de Excel de buena manera y de forma rápida.

Pasos a seguir para realizar tablas dinámicas en Excel

  1. En el primer paso el usuario va a tener que seleccionar las celdas partiendo de las que este desee para realizar la tabla dinámica. Se debe reflejar que, los datos no deberán contar con columnas vacías o con filas, por lo que deben poseer un tipo de encabezado de una sola fila.
  2. Se debe elegir la parte de “Insertar” y luego presionar sobre “Tabla dinámica”.
  3. Seguidamente, el usuario deberá seleccionar los datos que se desean analizar y haciendo clic en la parte de “Seleccionar una tabla o rango”. Se recomienda que en el rango o en la tabla, el usuario compruebe su rango de celdas.
  4. Posteriormente, cuando se le refleje al usuario la parte de “Elija donde desea colocar el informe de la tabla dinámica” se tiene que elegir la parte de “Nueva hoja de cálculo”, para que se logre colocar la tabla dinámica en una hoja nueva de cálculo u otra hoja de cálculo ya existente.
  5. Por último, el usuario va a tener que seleccionar la ubicación en donde este desee que vaya a aparecer la tabla dinámica, para después tener que presionar sobre la opción de “Aceptar”.

Cabe destacar que, para que los usuarios logren agregar un campo a su tabla dinámica, van a tener que activar la casilla del “Nombre del campo” que se presenta en el panel de campo de tabla dinámica.

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Así mismo, todo campo ya seleccionado se va a agregar a sus áreas predeterminadas, mientras que los campos no numéricos se agregarán a las filas, la hora se agrega junto a la jerarquía de la fecha a las columnas y todo campo numérico se va a agregar a los valores.

No obstante, para que un usuario logre mover un campo de un área a otra, este debe arrastrar el campo al área de destino.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel 2016?

Tabla dinamica en Excel 2016.
A pesar de ser una de las ultimas versiones de excel, en Office 2016 también posees la opción de crear una tabla dinámica.

En este punto se debe resaltar que estas tablas son muy sencillas y cuentan con un amplio alcance, por lo que el usuario va a observar que el realizar su tarea de administración con datos grandes va a ser una muy grata experiencia con este Excel de 2016.

Además, se debe recalcar que dichas tablas son en la actualidad una de las opciones más potentes y prácticas que le ofrece Excel a cada uno de sus usuarios para lograr la gestión de grandes cantidades de todo tipo de datos, y así poder llegar a resumirlos de una manera fácil.

Igualmente se le recomienda a los usuarios que tengan el cuidado suficiente para que todo dato sea presentado de la mejor forma posible, lo cual va a ser que su rutina de administración cotidiana se vuelva una tarea a realizar sin temor alguno.

Lo mejor de todo es que todas estas grandes tablas les van a permitir a los usuarios a desempeñarse de mejor manera, debido a que es una herramienta muy avanzada para lograr calcular, analizar e incluso resumir todo tipo de dato que le permita observar todo patrón, tendencia y comparaciones de los mismos.

Por último, es necesario especificar que, gracias al uso de las tablas dinámicas se hace posible el realizar algún tipo de reporte de una forma sencilla y sin tener necesidad de usar alguna fórmula.

¿Qué pasos debería seguir un usuario para poder crear una tabla de dinámica en el programa de Excel 2016?

  1. Uno de los primeros pasos a realizar va a ser que el usuario realice un clic sobre una celda (la que mejor le parezca) de la tabla de datos que se observa en la nueva tabla dinámica.
  2. Luego, el usuario va a tener que seleccionar el comando de la tabla dinámica, la cual se encuentra dentro del grupo de “Tablas de la ficha Insertar”, donde se va a demostrar el cuadro de dialogo de “Crear tabla dinámica”. Se debe mencionar en este punto, que en caso de ser necesario el usuario logrará ajustar el rango de los datos que se consideren en la misma tabla.
  3. Después en el mismo cuadro de diálogo, se va a poder seleccionar si se quiere colocar la tabla en una hoja ya existente o en una nueva hoja de Excel, para eso se tendrá que realizar un clic sobre el botón de “Aceptar” para que se cree la nueva tabla de dinámica.

Con esto el programa va a agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha toda la lista correspondiente de los campos, por lo que dicha lista se encuentra dividida en 2 secciones, la primera es la lista de los campos en donde se puede elegir.

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Mientras que la otra ubicada por debajo de la zona en donde se va a arrastrar el campo seleccionado, lo que le daría forma a todo el reporte.

  1. Seguidamente, se tendrá que arrastrar la tabla dinámica a los campos de área correspondiente para poder completarla, y así de esta forma el programa de Excel podrá aplicar la función de “Suma” a todo valor y la tabla resultaría lista después de hacer toda esta configuración.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel con Macros?

Tabla dinamica en Excel Macros.
Con la opción de “Macros” realizar una tabla dinámica en excel se ha vuelto bastante sencillo.

En caso de ser un usuario que se mantenga creando tablas dinámicas de forma constante para todo tipo de análisis de datos, sería muy recomendado el uso de un “Macro” para lograr automatizar toda creación de las tablas dinámicas de forma que se logre mejorar toda la productividad en el programa de Excel.

Sin embargo, se debe recalcar que, toda manipulación y creación de una tabla dinámica  a través de estos códigos “VBA” es un tema que podría ser bastante largo y complicado.

Es por esto último que se ha logrado dividir todo este gran proceso en los siguientes pasos de forma que al usuario se le torne más sencillo de entender todo el desarrollo de este Macro:

¿Cómo un usuario podría realizar una tabla dinámica con la Macro?

Se tiene que insertar una nueva hoja del programa Excel, y para esto se tendrá que crear el “Pivot Cache” y seguidamente, crear la “Tabla dinámica en blanco”, luego se tienen que insertar columnas a la tabla dinámica, después se insertarán las filas a la tabla y por último se deben insertar los valores a esta tabla dinámica.

Sin embargo, en caso de que el usuario no sepa como realizar cada uno de estos requisitos vamos a demostrar como realizar cada uno de ellos de forma detallada:

Primeramente se debe insertar la nueva hoja de Excel

Para esto el usuario tiene que crear una hoja conocida como “Tabla dinámica” en donde se va a insertar la nueva tabla, pero antes de esto se tiene que usar el método “Borrar” para lograr eliminar la hoja en caso de que ya se haya realizado una anteriormente.

Luego se crean los Pivot Cache

Cada una de estas tablas cuentan con una caché, las cuales se conocen por el nombre de Pivot Cache, y este es un objeto que cuenta con un respaldo de datos y que se va a encontrar ubicado en la memoria de la PC.

Así mismo, este objeto de memoria hará que toda tabla vaya a responder de forma veloz y concreta para analizar todos los datos, y en caso de crear el mencionado Pivot Cache, se debe realizar lo siguiente: en la parte del parámetro de “Source Data” se especifica el nombre de la tabla que contenga todo dato y listo.

El usuario tiene que realizar la tabla dinámica completamente en blanco

Se va a crear una tabla nueva que se quede asociada al dicho caché, y para esto en el parámetro de “Table destination” se indicará la ubicación de la tabla determinada. Además el parámetro de “Table Name” le permitiría al usuario el indicar el nombre con el que cuenta la tabla dinámica nueva.

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Seguidamente, el usuario va a tener que insertar las columnas en la tabla dinámica

Por lo tanto, tiene que insertar una columna en su tabla que ha sido creada recientemente, utilizando el método conocido como “Pivot Fields”, el cual indica el nombre del campo en donde se desea insertar.

No obstante, toda diferencia entre una fila o una columna ubica dentro de la misma tabla lo va a realizar el valor de propiedad llamado “Orientación” que para las columnas tiene que ser “Column Field”.

Se agregan las filas a la tabla

Para poder realizar esto el usuario debe decidir sobre si desea insertar un nombre en sus filas que podría ser tanto el año o el mes como ejemplo.

Así mismo, gracias a esto el usuario va a contar con 2 filas, por lo que se vuelve muy importante que se indique toda la posición con la que cuenten las filas.

Como último paso, el usuario deberá realizar un insertado de valores a su tabla dinámica

Así que en caso de querer realizar esto, lo único que le hará falta al usuario en su tabla van a ser los valores, los cuales podrían llegar a ser insertados con el método de “Pivot Fields”, sin embargo, se debe cambiar el valor de orientación para que el valor de este sea el de “Xldata Field”.

No obstante, cada uno de los usuarios que realicen van a poder indicar algunas propiedades adicionales como su propiedad de “Function”, la cual les ayudará a indicar el tipo de cálculo que sería aplicado a los valores de la tabla realizada.

Además, los usuarios van a poder observar en el código respectivo de la propiedad de “Number Format”, la cual le permitirá indicar el formato de todos los valores contenidos.

Por último, se tiene que expresar, que toda hoja de datos cuenta con un botón llamado como “Crear tabla dinámica”, en donde se puede presionar sobre esta para que Macro logre ejecutar todo lo que se acaba de crear.

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